Zamanı Yönetmek Hayatı Yönetmektir

Yaşam kalitesini artırmak isteyen, öncelikle zamanı iyi yönetmeyi öğrenmeli. Çünkü zaman, hayat demektir, yaşam demektir. Bu nedenle, bir insanı ve geleceğini en iyi tanımlayan unsur, zamanını nasıl kullandığıdır. Zamanı kullanırken sadece bugünü değil, aynı zamanda geleceği de düşünenler ve gelecek için yatırım yapanlar, geleceği şekillendirebilmek için adım atanlar, arzuladıkları geleceği yakalama şansını artırırlar.

Zamanın algılanmasında farklılık olabilir. Örneğin, birlikte olmaktan heyecan duyulan birisiyle geçen bir saat, yetiştirilmesi zor bir sınav için verilen iki saat çok kısa gözükürken; dünya futbol şampiyonluğu maçında 1-0 öndeyken galip takımın taraftarları için son beş dakika, Oskarların ödül töreninde seçimi duyuran notun okunması sırasındaki bir kaç dakika finalistlere çok uzun gözükebilir. Zamanın öneminde de konuma göre farklılık olabilir. Örneğin, bir salise fark ile kazanılan bir dünya şampiyonluğunda hem şampiyon, hem de kaybeden için bir salisenin önemi ile, kahveden eve geç dönen birisi için bir saatin önemi çok farklı olabilir.

Zaman insanlar için en demokratik olarak dağıtılmış kaynaktır. Herkesin bir günde 24 saati vardır. Zaman, geri döndürülmesi, depolanması ve durdurulması mümkün olmayan kıt bir kaynaktır. Bu kıt kaynağın ne kadar etkin kullanıldığı, insanların kendilerini ve çevrelerini ne kadar geliştirebildiklerini belirleyen en önemli unsurdur.

Zaman yönetiminde önemli olan günün işlerini önceliklendirmek değil, öncelikleri günlük programın içine dahil edebilmektir. İnsanlar zamanlarının büyük bir bölümünü acil ama önemli olmayan işlerle harcamaktadır. Zamanında planlama yapılmadığı için acil hale gelen pek çok önemsiz iş, günlük hayatımızın önemli bir kısmını kaplamaktadır. Gerçekte yapılması gereken, kişinin hayatındaki amacını, vizyonunu belirlemesi, zamanını mümkün olduğunca bu vizyonu gerçekleştirmeye yönelik kullanmasıdır. Bir başka ifadeyle önce kavanoza büyük taşları koyması, daha sonra kalan zamanını küçük ve daha önemsiz işler için ayırması, yani büyük taşların arasını küçük çakıl taşları ve kumlarla doldurması olacaktır.

Ölçülmeyen performans iyileştirilemez. Bu nedenle insanın zamanını nasıl kullandığını ölçmesi ve hedef doğrultusunda değişiklikler yapabilmesi zaman yönetimi açısından kritiktir.

Verimli çalışabilen bir insan zamanının en az %65-70’ini acil olmayan önemli işler için ayırmalıdır. Bu süre zarfında planlama yapmalı, olası sorunları önleyici aksiyon planları geliştirmeli, mevcut işlerini mümkün olan en fazla şekilde delege etmeli, daha önceden delege etmiş olduğu işleri takip etmeli, gerekli sosyal ve iş ilişkilerini kurmalı ve birlikte çalıştığı insanların geliştirilmesi için zaman ayırmalıdır.

İşleri gerektiği zaman değil de, geldiği zaman delege etmek hem işi yapacak kişi ve hem de delege eden kişi için çok önemlidir. Zamanında delege edilerek, düzenli aralıklarla takip edilen bir işin gerektiği zaman stres yaratmadan hazır olma olasılığı çok yüksektir.

Verimli çalışabilmek için insanın her hafta en az yarım gün kendisiyle randevu yaparak, bu zamanı planlama ve hazırlık yapmak için ayırması faydalı olacaktır. En kötü olasılıkta bu zaman acil durumlarda kullanılabilecek bir yedek zaman olarak tutulabilir. Böylece her acil çıkan plan değişikliğinde bütün randevularını değiştirip profesyonelce olmayan bir durumla karşılaşılmak zorunda kalınmamış olur.

Problem çözmek, balık tutmak gibidir. Çalışanlarınıza bir kere öğrettiğiniz zaman o kişiler de balık tutmaya başlar ve liderin yükü aynı oranda azalır. Bu nedenle, çalışanları yetiştirmeye ve geliştirmeye yeterli zaman ayrılmalıdır. İşler yapılırken gerekli noktalarda ve iş yapıldıktan sonra performansa ilişkin anında geri bildirim vermek, çalışanların sonraki işlerindeki performanslarına olumlu etki yapacaktır.

 Önceliği ve önemi fazla olan işlerde yapılan hatalara gösterilecek tepki ile önemsiz ve önceliksiz işlerde yapılan hatalara gösterilecek tepkinin düzeyi birbirinden çok farklı olmalıdır. Her olayda aynı tepkiyi vermek, önceliği yüksek olanlarda gerekli etkinin yaratılmasını önleyecektir. Her hata bir öğrenme fırsatıdır. Yapılan hatalardan sonra aşırı tepki göstererek çalışanın hevesini kırmak yerine, hatanın sebebi ve kaynağı üzerinde konuşup, çalışanın hatasını anlayıp, kabul etmesine yardımcı olmak çok daha etkili bir yöntemdir.

Birisi bir sorun ile geldiğinde, sorun ya getiren kişinin yanında çözülmeli veya çözüm ile ilgili geri besleme verilip, sorun o kişi ile birlikte gönderilmelidir. Top yöneticide kalmamalıdır. Mümkün olduğunca, sorunu getiren kişinin kendisine çözdürmek en iyisidir. Sorunları çözmek için yetkelendirilen kişilerin motivasyonu ve yetkinlikleri artacağından daha verimli birer çalışan haline dönüşürler.

Kişinin başkasının planlarına uyması yerine, önceden yapılan planlama ve öneri ile başkalarını kendi programına uymaya yönlendirmesi zaman yönetimi açısından çok daha verimlidir. Herhangi bir toplantı veya çalışma için kişinin öngörü ile kendi programına uygun bir zaman tespit ederek bunu önermesi çok etkili bir yöntemdir. Böylece hem kendi programına uygun bir zaman tespit etmiş olur, hem zamanlamayı uzun süre önceden bileceği için hazırlık yapma fırsatı olur, hem de bu kadar uzun vadeli çalışmaya alışık olmayan diğer katılımcıların programına uydurma şansı artar.

İnsanın kendi önceliği olmayan konularda kendisine gelen işleri reddetmeyi bilmesi gerekir. İnsanın ilgilenip ilgilenmeyeceğinden emin olmadığı durumlarda istekleri yazılı alması ve taleplere aynı şekilde yazılı cevap vermesi çoğu zaman işleri kolaylaştırır. Bu, aynı zamanda toplantı ile kaybedilecek zamanın engellenmesi ve eğer gerçekten bir fırsat varsa bunun da göz ardı edilmesini önleyici bir davranış şeklidir. Ancak eğer konu gerçekten şirketin veya kişinin ilgi alanının dışında ise bu durumda sadece ilişkileri korumak amacıyla bu iş bir başkasına delege edilmemeli ve bizzat yazılı veya sözlü olarak geri çevrilmelidir.

 Zamanı iyi yönetebilmek için zaman çalıcılara tolerans göstermeme disiplinini edinmek önem taşır. Örneğin, gündemi belli olmadan toplantı veya randevu kabul edilmemesi; toplantının kendi ofisinde değil, kolaylıkla ayrılabilmeyi sağlayacak bir toplantı odasında yapılması; toplantının başında süresinin de belirlenmesi ve buna sadık kalınması ve dakik olunması hem öz disiplin açısından, hem de birlikte çalışanların disiplini ve özen göstermesi açısından önem taşır.

Özetle, zamanı yönetmek hayatı yönetmektir. İnsan alışkanlıklarının kurbanıdır. Zaman kullanımında disiplinli olmak ve iyi alışkanlıklar edinmek, hayattaki acil işleri ve stresi azaltırken, önemli ve öncelikli işlere yatırım yapılmasına ve geleceği şekillendirebilmeye fırsat tanır.

 Dr. Argüden