Zamanı yönetmeyi biliyor muyuz


  Yaşam
kalitesini artırmak isteyen, öncelikle zamanı iyi yönetmeyi öğrenmeli. Çünkü
zaman, hayat demektir, yaşam demektir. Bu nedenle, bir insanı ve geleceğini en
iyi tanımlayan unsur, zamanını nasıl kullandığıdır. Zamanı kullanırken sadece
bugünü değil, aynı zamanda geleceği de düşünenler ve gelecek için yatırım
yapanlar, geleceği şekillendirebilmek için adım atanlar, arzuladıkları geleceği
yakalama şansını artırırlar.

Zamanın
algılanmasında farklılık olabilir. Örneğin, birlikte olmaktan heyecan duyulan
birisiyle geçen bir saat, yetiştirilmesi zor bir sınav için verilen iki saat
çok kısa gözükürken; dünya futbol şampiyonluğu maçında 1-0 öndeyken galip
takımın taraftarları için son beş dakika, Oskarların ödül töreninde seçimi
duyuran notun okunması sırasındaki bir kaç dakika finalistlere çok uzun
gözükebilir. Zamanın öneminde de konuma göre farklılık olabilir. Örneğin, bir
salise fark ile kazanılan bir dünya şampiyonluğunda hem şampiyon, hem de
kaybeden için bir salisenin önemi ile, kahveden eve geç dönen birisi için bir
saatin önemi çok farklı olabilir.

Zaman
insanlar için en demokratik olarak dağıtılmış kaynaktır. Herkesin bir günde 24
saati vardır. Zaman, geri döndürülmesi, depolanması ve durdurulması mümkün
olmayan kıt bir kaynaktır. Bu kıt kaynağın ne kadar etkin kullanıldığı,
insanların kendilerini ve çevrelerini ne kadar geliştirebildiklerini belirleyen
en önemli unsurdur.

Zaman
yönetiminde önemli olan günün işlerini önceliklendirmek değil, öncelikleri
günlük programın içine dahil edebilmektir. İnsanlar zamanlarının büyük bir
bölümünü acil ama önemli olmayan işlerle harcamaktadır. Zamanında planlama
yapılmadığı için acil hale gelen pek çok önemsiz iş, günlük hayatımızın önemli
bir kısmını kaplamaktadır. Gerçekte yapılması gereken, kişinin hayatındaki
amacını, vizyonunu belirlemesi, zamanını mümkün olduğunca bu vizyonu
gerçekleştirmeye yönelik kullanmasıdır. Bir başka ifadeyle önce kavanoza büyük
taşları koyması, daha sonra kalan zamanını küçük ve daha önemsiz işler için ayırması,
yani büyük taşların arasını küçük çakıl taşları ve kumlarla doldurması
olacaktır.

Ölçülmeyen
performans iyileştirilemez. Bu nedenle insanın zamanını nasıl kullandığını
ölçmesi ve hedef doğrultusunda değişiklikler yapabilmesi zaman yönetimi açısından
kritiktir.

Verimli
çalışabilen bir insan zamanının en az %65-70’ini acil olmayan önemli işler için
ayırmalıdır. Bu süre zarfında planlama yapmalı, olası sorunları önleyici
aksiyon planları geliştirmeli, mevcut işlerini mümkün olan en fazla şekilde
delege etmeli, daha önceden delege etmiş olduğu işleri takip etmeli, gerekli
sosyal ve iş ilişkilerini kurmalı ve birlikte çalıştığı insanların
geliştirilmesi için zaman ayırmalıdır.

İşleri
gerektiği zaman değil de, geldiği zaman delege etmek hem işi yapacak kişi ve
hem de delege eden kişi için çok önemlidir. Zamanında delege edilerek, düzenli
aralıklarla takip edilen bir işin gerektiği zaman stres yaratmadan hazır olma
olasılığı çok yüksektir.

Verimli
çalışabilmek için insanın her hafta en az yarım gün kendisiyle randevu yaparak,
bu zamanı planlama ve hazırlık yapmak için ayırması faydalı olacaktır. En kötü
olasılıkta bu zaman acil durumlarda kullanılabilecek bir yedek zaman olarak
tutulabilir. Böylece her acil çıkan plan değişikliğinde bütün randevularını değiştirip
profesyonelce olmayan bir durumla karşılaşılmak zorunda kalınmamış olur.

Problem
çözmek, balık tutmak gibidir. Çalışanlarınıza bir kere öğrettiğiniz zaman o
kişiler de balık tutmaya başlar ve liderin yükü aynı oranda azalır. Bu nedenle,
çalışanları yetiştirmeye ve geliştirmeye yeterli zaman ayrılmalıdır. İşler
yapılırken gerekli noktalarda ve iş yapıldıktan sonra performansa ilişkin
anında geri bildirim vermek, çalışanların sonraki işlerindeki performanslarına
olumlu etki yapacaktır.

 Önceliği ve
önemi fazla olan işlerde yapılan hatalara gösterilecek tepki ile önemsiz ve
önceliksiz işlerde yapılan hatalara gösterilecek tepkinin düzeyi birbirinden
çok farklı olmalıdır. Her olayda aynı tepkiyi vermek, önceliği yüksek olanlarda
gerekli etkinin yaratılmasını önleyecektir. Her hata bir öğrenme fırsatıdır.
Yapılan hatalardan sonra aşırı tepki göstererek çalışanın hevesini kırmak
yerine, hatanın sebebi ve kaynağı üzerinde konuşup, çalışanın hatasını anlayıp,
kabul etmesine yardımcı olmak çok daha etkili bir yöntemdir.

Birisi bir
sorun ile geldiğinde, sorun ya getiren kişinin yanında çözülmeli veya çözüm ile
ilgili geri besleme verilip, sorun o kişi ile birlikte gönderilmelidir. Top
yöneticide kalmamalıdır. Mümkün olduğunca, sorunu getiren kişinin kendisine
çözdürmek en iyisidir. Sorunları çözmek için yetkelendirilen kişilerin
motivasyonu ve yetkinlikleri artacağından daha verimli birer çalışan haline
dönüşürler.

Kişinin
başkasının planlarına uyması yerine, önceden yapılan planlama ve öneri ile
başkalarını kendi programına uymaya yönlendirmesi zaman yönetimi açısından çok
daha verimlidir. Herhangi bir toplantı veya çalışma için kişinin öngörü ile
kendi programına uygun bir zaman tespit ederek bunu önermesi çok etkili bir
yöntemdir. Böylece hem kendi programına uygun bir zaman tespit etmiş olur, hem
zamanlamayı uzun süre önceden bileceği için hazırlık yapma fırsatı olur, hem de
bu kadar uzun vadeli çalışmaya alışık olmayan diğer katılımcıların programına
uydurma şansı artar.

İnsanın kendi
önceliği olmayan konularda kendisine gelen işleri reddetmeyi bilmesi gerekir.
İnsanın ilgilenip ilgilenmeyeceğinden emin olmadığı durumlarda istekleri yazılı
alması ve taleplere aynı şekilde yazılı cevap vermesi çoğu zaman işleri
kolaylaştırır. Bu, aynı zamanda toplantı ile kaybedilecek zamanın engellenmesi
ve eğer gerçekten bir fırsat varsa bunun da göz ardı edilmesini önleyici bir
davranış şeklidir. Ancak eğer konu gerçekten şirketin veya kişinin ilgi
alanının dışında ise bu durumda sadece ilişkileri korumak amacıyla bu iş bir başkasına
delege edilmemeli ve bizzat yazılı veya sözlü olarak geri çevrilmelidir.

 Zamanı iyi
yönetebilmek için zaman çalıcılara tolerans göstermeme disiplinini edinmek önem
taşır. Örneğin, gündemi belli olmadan toplantı veya randevu kabul edilmemesi;
toplantının kendi ofisinde değil, kolaylıkla ayrılabilmeyi sağlayacak bir
toplantı odasında yapılması; toplantının başında süresinin de belirlenmesi ve
buna sadık kalınması ve dakik olunması hem öz disiplin açısından, hem de
birlikte çalışanların disiplini ve özen göstermesi açısından önem taşır.

Özetle,
zamanı yönetmek hayatı yönetmektir. İnsan alışkanlıklarının kurbanıdır. Zaman
kullanımında disiplinli olmak ve iyi alışkanlıklar edinmek, hayattaki acil
işleri ve stresi azaltırken, önemli ve öncelikli işlere yatırım yapılmasına ve
geleceği şekillendirebilmeye fırsat tanır.

 Dr. Argüden